Vacatures NieuwsTwitter

Secretaresse - Becoss

Cluster Werk en Inkomen

De afdeling Toetsing en Toezicht beoordeelt de eerste aanvraag en de rechtmatigheid van uitkeringen van alle Rotterdammers. Tevens vorderen zij ten onrechte verstrekte uitkeringen terug en verhalen eventuele bijstand terug bij onderhoudsplichtigen. Dit doen we met ongeveer 300 medewerkers. Afdeling Toetsing en Toezicht bestaat uit 12 teams, een afdelingsmanager, twee unit managers en momenteel 1 secretaresse. Ter aanvulling zoeken we nu een secretaresse die ons managementteam kan ondersteunen en diverse afdeling ondersteunende taken kan uitvoeren

De functie

Je beheert de agenda van de manager, plant afspraken en bewaakt zo nodig de afhandeling daarvan, zorgt dat relevante stukken beschikbaar zijn. Je organiseert vergaderingen, afdelingsbijeenkomsten, MT dagen en kwartaalbijeenkomsten in overleg met de leidinggevenden (planning, uitnodigingen, logistiek, vergaderstukken). Je stelt in overleg met leidinggevenden de agenda op voor vergaderingen, zorgt voor verslaglegging, en bewaakt uit de vergadering voortvloeiende afspraken en actiepunten. Je archiveert of beheert de archivering van relevante stukken (ook digitaal), voert administratie in voor de afdeling relevante gegevens (o.a. personele zaken) en bewaakt deze. Verder neem je binnenkomende gesprekken voor de leidinggevende aan en handelt waar mogelijk zelfstandig af.

Ter ondersteuning van de afdeling beheer je de lockers, de Kleine Kas, de parkeerplekken, Planon calls beheer en archiveer je relevante stukken voor de afdeling (voornamelijk digitaal). Tevens ben je belast met de eenvoudige Oracle bestellingen. Als vanzelfsprekend ben je het visitekaartje van de afdeling.

Vraag en aanbod

Je beschikt over een MBO werk- en denkniveau met een relevante opleiding(secretariële richting). MS-office kent voor jou geen geheimen. Je bent een aanpakker en hebt minimaal 2 jaar ervaring in een secretariële functie. Tot je competenties horen: Integriteit, resultaatgerichtheid, klantgerichtheid, stressbestendigheid, samenwerken en discipline. Kan je verder goed plannen en organiseren, werken in teamverband en heb je een goed aanpassingsvermogen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Gunningscriteria

  •  De kandidaat is z.s.m., naar verwachting medio juni, voor minimaal 32 uur per week beschikbaar. (KO)
  • De kandidaat dient gedurende de eerste twee maanden (i.v.m. het inwerken door vertrekkende collega) beschikbaar te zijn, omdat deze beschikbaarheid vereist is om de voortgang van de bedrijfsvoering van de gemeente te waarborgen. (KO)
    • Aan kandidaat is (om wat voor reden dan ook) geen verlof toegekend zijn of een toekenning van verlof voorzienbaar zijn in de genoemde periode.
    • Aan de kandidaat wordt geen planbaar verlof toegekend dat gedurende de genoemde periode genoten wordt. Onder planbaar verlof wordt in dit verband onder meer vakantieverlof verstaan. Een toekenning van niet planbaar verlof, zoals calamiteitenverlof, wordt de kandidaat niet op onredelijke gronden onthouden.
  • De aangeboden kandidaat is geen ZZP-er. (KO)
  • Uit het arbeidsverleden van de kandidaat blijken geen bezwaren ten aanzien van inzet op de opdracht. Hieronder wordt bijvoorbeeld verstaan: (KO)
    • De kandidaat is geen ex-ambtenaar die de afgelopen drie (3) jaar bij de gemeente Rotterdam in welke vorm dan ook in dienst is geweest (in het bezit van een besluit tot een proeftijd aanstelling, tijdelijke aanstelling of vaste aanstelling).
    • Ten aanzien van de kandidaat is geen sprake van strafontslag zoals bedoeld in artikel 79 lid 1 onder J van hoofdstuk 2a Ambtenarenreglement.
    • De kandidaat kan indien de gemeente Rotterdam daar om verzoekt minimaal één (1) positieve referentie overleggen welke niet ouder is dan drie (3) jaar gerekend vanaf publicatiedatum van de uitvraag.
  • Inschrijver verstrekt, indien het voornemen tot gunning aan hem wordt uitgebracht, binnen vijf kalenderdagen na het uitbrengen van het voornemen tot gunning de volgende bewijsstukken. LET OP: Indien inschrijver de bewijsstukken niet, niet volledig, niet tijdig of niet conform de gestelde eisen verstrekt, komt de inschrijving niet voor gunning in aanmerking. (KO)
    • Integriteitsverklaring, volledig ingevuld en ondertekend door de kandidaat
    • VOG van de kandidaat, waaruit geen bezwaren blijken ten aanzien van het inzetten van de kandidaat op de opdracht zoals omschreven in de uitvraag.
  • De kandidaat heeft één van de hieronder genoemde MBO/HBO opleidingen in secretariële richting succesvol afgerond: (KO)
    • Secretaresse
    • Directiesecretaresse
    • Managementassistent
    • Medewerker Secretariaat
  • De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar ervaring (opgedaan in de afgelopen 5 jaar) als Secretaresse. (KO)
  • De kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met: (KO)
    • Administratie en bewaken van gegevens
    • Agendabeheer
    • Archivering / (digitaal) archiefbeheer
  • De kandidaat beschikt over de volgende specifieke kennis:
    • Notuleren (voor verschillende MT's) (KO)
    • Microsoft Office (KO)
    • Oracle (bestellingen invoeren en na ontvangst boeken) (KO)
    • Planon
  • De kandidaat beschikt over de volgende competentie(s): (KO)
    • Resultaatgerichtheid
    • Integriteit
    • Klantgerichtheid
    • Stressbestendigheid
    • Samenwerken
    • Discipline
    • Representatief
    • Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Geschiktheid ZZP'ers
Gelet op de aard van de opdracht in relatie tot naleving van de wet WWZ en DBA is inzet van een ZZP'er niet mogelijk. Inschrijvingen waarin een ZZP'er wordt aangeboden komen niet voor gunning in aanmerking.

Gegevens uitvraag
Standplaats: Rotterdam
Startdatum: z.s.m., naar verwachting medio juni
Aantal uur: 32-36 uur p/w
Duur opdracht: t/m 31-12-2018
Verlengingsopties: Ja, namelijk 2 x 3 maanden
VOG vereist: ja

U kunt reageren tot 27-5-2018.

Lees meer https://becoss.nl/job/secretaresse-4/