Vacatures NieuwsTwitter

Secretaresse Wethouder - Becoss

Het ontzorgen van de bestuurders van de tweede grootste stad van Nederland is een belangrijke en verantwoordelijke taak. Je hebt zowel een adviserende rol (met name over de agenda) als uitvoerende rol in de ondersteuning van de wethouder. Je zorgt in alle hectiek voor rust en overzicht, je coördineert de (digitale) stukkenstroom en hebt de regie over de agenda en alles wat daar uit voort komt.

Jouw voorkomen en handelen dragen bij aan het imago van de wethouder, binnen en buiten de organisatie. Je opereert zelfstandig, schakelt en handelt zeer snel en blijft daarbij secuur en oplossingsgericht. Dit is in het kort jouw werk en tegelijkertijd is dat best een flinke opgave.

Maar jij bent niet bang om op hoog niveau te spelen. Politiek en mensen vind jij mateloos interessant en dat helpt jou de juiste beslissingen te nemen. Want beslissingen nemen doe je constant. Meestal alleen, soms in teamverband. De nooit aflatende stroom aan mailtjes die binnenkomt vind jij een uitdaging om in no-time af te handelen of uit te zetten en te bewaken. Iedere mail moet door je systeem, je handen, je hoofd, je gevoel maar altijd met verstand. Om goede prioriteiten te stellen moet je weten wat er speelt, wat de wethouder belangrijk vindt en gevoel voor timing hebben. Dat alles in behoorlijk hoog tempo. Soms kan binnen een minuut een prioriteit veranderen. Dat is de charme van werken in een hectische (politieke) omgeving.

Werken voor een bestuurder van Rotterdam, is volgens de collega’s de meest fantastische secretaressebaan die er bestaat. Maar je moet er wel tegen kunnen dat….al je voorwerk soms voor niets is geweest, je agenda van een Mondriaan in een Picasso verandert, je minstens 5 dingen tegelijk doet, je bliksemafleider bent, iets wat binnen handbereik ligt je toch maar even aan moet reiken, een ander met de eer gaat strijken en hoe perfect je alles ook regelt, als het mis gaat kijkt iedereen naar jou.

Daar tegenover staat dat je werkt op ons prachtige stadhuis, je een leidinggevende hebt die talentontwikkeling stimuleert, je alle ruimte hebt om je werk in te delen, je dicht op het vuur zit en alles als eerste weet, er altijd reuring is, een groot netwerk opbouwt, jouw naaste collega’s dezelfde passie delen, jouw werk echt van betekenis is en bijdraagt aan de stad een beetje mooier en beter te maken.

 Wij vragen aantoonbaar HBO werk- en denkniveau met maximaal 3 jaar werkervaring op vergelijkbaar niveau. De Nederlandse taal beheers jij tot in de puntjes en sensitiviteit en gevoel voor verhoudingen zijn onmisbaar in dit vak. Jij weet als geen ander hoe je dingen voor elkaar krijgt waarbij samenwerken en ‘service met een smile’ je tools zijn, ook waar het gaat om het afschermen van je wethouder. Jij weet waar en voor wie je werkt en draagt dat op charmante wijze uit. En tenslotte verpletter jij ons met je kennis en kunde op digitaal gebied en weet je anderen daar ook voor te enthousiasmeren.

Gunningscriteria

  • De kandidaat is z.s.m., naar verwachting eind juni voor minimaal 32 uur per week beschikbaar, met in ieder geval de vrijdag als vaste werkdag. (KO)
  • De kandidaat zal in de eerste drie maanden maximaal vier weken verlof opnemen, omdat beschikbaarheid vereist is om de voortgang van de bedrijfsvoering van de gemeente te waarborgen. Aan de kandidaat wordt verlof toegekend in de genoemde periode, mits dit in overleg is. (KO)
  • De aangeboden kandidaat is geen ZZP-er. (KO)
  • Uit het arbeidsverleden van de kandidaat blijken geen bezwaren ten aanzien van inzet op de opdracht. Hieronder wordt bijvoorbeeld verstaan: (KO)
    • De kandidaat is geen ex-ambtenaar die de afgelopen drie (3) jaar bij de gemeente Rotterdam in welke vorm dan ook in dienst is geweest (in het bezit van een besluit tot een proeftijd aanstelling, tijdelijke aanstelling of vaste aanstelling).
    • Ten aanzien van de kandidaat is geen sprake van strafontslag zoals bedoeld in artikel 79 lid 1 onder J van hoofdstuk 2a Ambtenarenreglement.
    • De kandidaat kan indien de gemeente Rotterdam daar om verzoekt minimaal één (1) positieve referentie overleggen welke niet ouder is dan drie (3) jaar gerekend vanaf publicatiedatum van de uitvraag.
  • Inschrijver verstrekt, indien het voornemen tot gunning aan hem wordt uitgebracht, binnen vijf kalenderdagen na het uitbrengen van het voornemen tot gunning de volgende bewijsstukken. LET OP: Indien inschrijver de bewijsstukken niet, niet volledig, niet tijdig of niet conform de gestelde eisen verstrekt, komt de inschrijving niet voor gunning in aanmerking. (KO)
    • Integriteitsverklaring, volledig ingevuld en ondertekend door de kandidaat
    • VOG van de kandidaat, waaruit geen bezwaren blijken ten aanzien van het inzetten van de kandidaat op de opdracht zoals omschreven in de uitvraag.
  • De kandidaat beschikt over aantoonbaar HBO werk- en denkniveau, met een afgeronde opleiding op MBO niveau of hoger. (KO)
  • De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar ervaring als Secretaresse. (KO)
  • De kandidaat beschikt aantoonbaar over de hieronder genoemde ervaring met betrekking tot deze uitvraag:
    • Omgaan met gevoelige/vertrouwelijke informatie (KO)
  • De kandidaat beschikt over de volgende specifieke (systeem)kennis: (KO)
    • Kennis van bestuurlijke omgeving en verhoudingen
    • Microsoft Office
    • Outlook
    • Alfresco
  • De kandidaat beschikt over de volgende competentie(s): (KO)
    • Resultaatgerichtheid
    • Integriteit
    • Snel kunnen schakelen
    • Betrouwbaar
    • Politieke sensitiviteit
    • Zelfstandigheid
    • Samenwerken
    • Positief en enthousiast
    • Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Geschiktheid ZZP'ers
Gelet op de aard van de opdracht in relatie tot naleving van de wet WWZ en DBA is inzet van een ZZP'er niet mogelijk. Inschrijvingen waarin een ZZP'er wordt aangeboden komen niet voor gunning in aanmerking.

Gegevens uitvraag
Standplaats: Rotterdam
Startdatum: z.s.m., naar verwachting eind juni
Aantal uur: 32-36 uur p/w
Doel van de inhuur: ter vervanging van een tijdelijk gedetacheerde interne medewerker
Duur opdracht: 6 maanden
Verlengingsopties: Ja, namelijk 3x 4 maanden
VOG vereist: ja

U kunt reageren tot 10-6-2018.

Lees meer https://becoss.nl/job/secretaresse-wethouder/