Vacatures NieuwsTwitter

Management Assistente - Becoss

Wie zijn wij?

Wij, het Projectmanagementbureau (PMB), werken aan de (fysieke) stedelijke ontwikkeling van Rotterdam. Wij zijn actief in de diverse gebiedsontwikkelingen, betrokken bij vastgoedprojecten, trekken infrastructurele projecten en organiseren buitenruimteprojecten. Bij al deze zaken is de Rotterdamse Standaard Projectmatig Werken (RSPW) onze leidraad. Dit doen wij natuurlijk niet alleen. Binnen de afdeling PMB vindt je de projectmanagers, secretarissen, projectplanners en projectassistenten die aan de projecten werken. Het MT van onze afdeling bestaat uit een afdelingshoofd en vijf teammanagers. Het management wordt ondersteund door het managementsecretariaat.

Wat breng jij mee?

Je hebt minimaal een MBO+ werk- en denkniveau, aangevuld met een secretariële opleiding en ruime secretariële werkervaring. Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal is belangrijk. Je bent accuraat, flexibel en werkt zelfstandig, maar ook graag in teamverband. Werkervaring binnen de overheid of een projectomgeving, kennis hebben van HR en kennis van systemen zoals Oracle, Planon en/of Corsa, is zeker een pré.

Het managementteam kent een dynamische werkwijze; strak kunnen plannen en daarbinnen snel kunnen schakelen is een must. Je bent verantwoordelijk voor de agenda van één of twee MT-leden, agendabeheer is dan ook een belangrijk onderdeel van je functie. Je bent ook aanspreekpunt voor het hele managementteam en de afdeling. We verwachten van jou dat jij je communicatiestijl weet af te stemmen op de doelgroep en hierbij de belangen van het managementteam en de zakelijke relatie weet te behartigen.

Ieder lid van het managementteam heeft een portefeuille waarvoor hij/zij verantwoordelijk i s. Binnen deze portefeuille heb jij een ondersteunende rol. Tegelijkertijd ben jij de oren en ogen van het managementteam op de afdeling en binnen de organisatie. Je staat sterk in je schoenen en durft het managementteam gevraagd en ongevraagd te adviseren. Samenwerken is een werkwoord; wij verwachten van jou dat je in staat bent om samen te werken met het managementteam en je collega ’s van het secretariaat. Kortom, je bent een echte teamplayer. Transparantie is hierbij belangrijk; je zegt wat je doet, je doet wat je zegt en je laat zien dat je doet wat je zegt.

Gunningscriteria

  • De kandidaat is z.s.m. (naar verwachting eind juni 2018) voor minimaal 36 uur per week beschikbaar. (KO)
  • De aangeboden kandidaat is geen ZZP-er. (KO)
  • Uit het arbeidsverleden van de kandidaat blijken geen bezwaren ten aanzien van inzet op de opdracht. Hieronder wordt bijvoorbeeld verstaan: (KO)
    • De kandidaat is geen ex-ambtenaar die de afgelopen drie (3) jaar bij de gemeente Rotterdam in welke vorm dan ook in dienst is geweest (in het bezit van een besluit tot een proeftijd aanstelling, tijdelijke aanstelling of vaste aanstelling).
    • Ten aanzien van de kandidaat is geen sprake van strafontslag zoals bedoeld in artikel 79 lid 1 onder J van hoofdstuk 2a Ambtenarenreglement.
    • De kandidaat kan indien de gemeente Rotterdam daar om verzoekt minimaal één (1) positieve referentie overleggen welke niet ouder is dan drie (3) jaar gerekend vanaf publicatiedatum van de uitvraag.
  • Inschrijver verstrekt, indien het voornemen tot gunning aan hem wordt uitgebracht, binnen vijf kalenderdagen na het uitbrengen van het voornemen tot gunning de volgende bewijsstukken. LET OP: Indien inschrijver de bewijsstukken niet, niet volledig, niet tijdig of niet conform de gestelde eisen verstrekt, komt de inschrijving niet voor gunning in aanmerking. (KO)
    • Integriteitsverklaring, volledig ingevuld en ondertekend door de kandidaat
    • VOG van de kandidaat, waaruit geen bezwaren blijken ten aanzien van het inzetten van de kandidaat op de opdracht zoals omschreven in de uitvraag.
  • De kandidaat beschikt over een succesvol afgeronde secretariële opleiding op MBO 4 of HBO niveau. (KO)
  • De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimum MBO werk- en denkniveau. (KO)
  • De kandidaat dient een aanvullende training succesvol te hebben afgerond, namelijk Notuleren en schrijfvaardigheid.
  • De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimum 1 jaar ervaring als Management Assistente: (KO)
    • Verslaglegging
    • Agendabeheer
  • De kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring als management assistente binnen een overheidsinstantie.
  • De kandidaat beschikt over de volgende systeem kennis:
    • Microsoft Office (o.a. Excel en Word) (KO)
    • Oracle (inzage & eventueel kunnen muteren)
  • De kandidaat beschikt over de volgende competentie(s):
    • Resultaatgerichtheid (KO)
    • Integriteit (KO)
    • Accuraat (KO)
    • Samenwerken / teamplayer (KO)
    • Organisatie- en omgevingsbewustzijn (KO)
    • Flexibel (KO)
    • Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. (KO)
    • Beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift.

Geschiktheid ZZP'ers
Gelet op de aard van de opdracht in relatie tot naleving van de wet WWZ en DBA is inzet van een ZZP'er niet mogelijk. Inschrijvingen waarin een ZZP'er wordt aangeboden komen niet voor gunning in aanmerking.

Gegevens uitvraag
Standplaats: Rotterdam
Startdatum: z.s.m. naar verwachting eind juni 2018
Aantal uur: 36 - 40 uur p/w
Duur opdracht: 12 maanden
Verlengingsoptie: Ja, namelijk 3 * 4 maanden
VOG vereist: ja

U kunt reageren tot 14-6-2018.

Lees meer https://becoss.nl/job/management-assistente/